Quels sont les papiers, les factures et le courrier que nous devons garder et classer ?
Quels sont les papiers, les factures et le courrier qui nous encombrent et dont nous devons nous débarrasser ? Faut-il ranger, classer ou jeter certains papiers et lesquels ?
Garder les factures ou les jeter ?
Lorsqu'il y a contestation sur un paiement, celui qui dit avoir payé doit le prouver. Faites donc bien attention à conserver les quittances, reçus, relevés bancaires et factures acquittées : ils peuvent également servir d'attestation de la valeur des objets achetés.
ATTENTION
Un geste pour la planète : utilisez du papier recyclé !
Pourquoi utiliser du papier recyclé ?
Parce que chaque tonne de papier recyclé sauve environ 15 arbres ! 42% du bois exploité commercialement dans le monde sert à fabriquer du papier et 17 % de ce bois proviennent des forêts vierges ! C'est à dire des forêts anciennes qui devraient être préservées pour assurer notre avenir.
Les papiers encombrent les poubelles ! Ils représentent près de la moitié de nos ordures ménagères.
Mouchoirs, papier WC, essuie-tout, nappes, serviettes, papier cadeau, papier hygiénique, boites à œufs, cartons de nombreux emballages, etc. … existent en papier recyclé.
Est appelé « recyclé » un papier comprenant au moins 50% de fibres cellulosiques de récupération (papier-carton), c'est à dire qui proviennent de déchets de papier imprimé.
Achetez du papier recyclé !
Le papier le plus « écologique » est le papier 100% recyclé non désencré et non blanchi. Sa couleur est gris-beige clair.
GARDER LES PAPIERS IMPORTANTS
Certains papiers plus précieux que d'autres devront nous suivre tout au long de la vie :
Le livret de famille
le contrat de mariage
Le livret militaire et les pièces qui le complètent
Les diplômes universitaires
Les titres de propriété
Les testaments
les donations
Les livrets de Caisse d'Epargne
Les engagements de location et les baux
Les polices d'assurance et les preuves de leur résiliation
Tout ce qui concerne les pensions civiles et militaires
Tout ce qui concerne la retraite
Tout ce qui concerne la santé : carte de groupe sanguin, carnet de santé, certificat de vaccinations, carte de sécurité sociale, dossiers médicaux (radiographies, analyses,...) certaines ordonnances
TRUCS & ASTUCES
Conserver les clichés des examens radiologiques
Laissez les dans leurs pochettes, rangés soit à plat dans un tiroir, soit debout dans un grand carton à dessin, mais toujours dans un endroit sec, à l'abri de la lumière avec les comptes-rendus et CD-rom.
Tout ce qui concerne la vie professionnelle : fiches de paie, contrats de travail, reçus pour solde de tout compte, certificats d'employeurs, décomptes d'indemnités journalières pendant les périodes de chômage, relevés de points de retraite, avis de paiement des pensions et retraites complémentaires.
Et si besoin est :
le jugement de divorce
les actes d'adoption
TRUCS & ASTUCES
Scannez les papiers importants :
Carte d'identité, passeport, permis de conduire, votre billet d'avion, le n° d'appel en cas de perte de carte bleue et le n° de cette carte.
Sur l'ordinateur, dans votre boite mail, à la rubrique « Brouillons », créez un dossier avec toutes ses informations.
En cas de problèmes lors d'un voyage à l'étranger, sur n'importe quel ordinateur, il vous sera possible d'accéder à ce document et de retrouver le double des papiers.
A conserver pendant la durée de la propriété
la facture d'achat et carte grise de la voiture.
es factures des objets de valeur
Les documents touchant à la propriété d'un bien immobilier et les procès-verbaux d'assemblée générale.
A conserver 30 ans
Les factures des travaux.
Les factures des réparations importantes sur une voiture
Les justificatifs de frais de séjour à l'hôpital
Les quittances et pièces justificatives de paiement de toutes indemnités en réparation d'un dommage
Les reconnaissances éventuelles de dette civile
A conserver 10 ans
les décomptes de charges de copropriété (si vous êtes propriétaire d'un appartement)
la correspondance avec le syndic
les crédits immobilier (après paiement de la dernière échéance)
les factures de travaux de gros œuvre (garantie décennale)
les factures du garagiste
les relevés bancaires ou postaux, talons de chéquier et bordereaux de versement
les contrats et avenants (après la résiliation)
les contrats d'assurance vie (après la résiliation du contrat ou à compter de la date du décès ou de l'extinction
Les documents concernant la vente (ou la donation ou la succession) d'un bien immobilier
A conserver cinq ans
le contrat de location et état des lieux (après la fin de la location)
les quittances de loyer et charges locatives
les factures de gaz et d'électricité
les justificatifs de paiement des pensions alimentaires
les attestations de paiement des impôts
les copies des renseignements fournis à l'Administration des Finances et les avertissements du percepteur
Les pièces justificatives du paiement : des intérêts de toutes sommes dues en vertu de prêts, des arrérages de rentes, des pensions alimentaires
A conserver quatre ans
Les factures d'eau
A conserver trois ans
La déclaration de revenus (+ l'année en cours)
l'avis de redevance audiovisuelle avec l'avis de taxe d'habitation.
A conserver deux ans
les honoraires de médecin et de dentiste
les relevés des allocations familiales
les papiers de Sécurité sociale et de mutuelle
les papiers concernant les crédits (après la dernière échéance)
Les lettres de résiliation de contrat
Les avis de recouvrement de taxes foncières et d'habitation ( + l'année en cours)
A conserver un an
la facture du déménageur
le certificat de ramonage
les factures de téléphone et d'Internet
la taxe d'habitation et taxe foncière
les justificatifs de paiement de PV
Les factures des transporteurs, la preuve de leur paiement et les récépissés de transport
A conserver six mois
Les notes d'hôtel et de restaurant avec un justificatif de règlement.
ATTENTION
Ne jetez pas votre contrat d'assurance, même après l'avoir résilié.
Sa résiliation ne doit pas s'accompagner de sa destruction !
En revanche, ne gardez pas vos anciennes attestations, remplacez-les par l'attestation suivante.
QUE FAIRE DE TOUS CES PAPIERS ?
Il n'est évidemment pas question de classer les quittances de loyer, les factures à payer, le livret de famille et les ordonnances du médecin ensemble !
A chacun son dossier !
Le matériel nécessaire au classement des papiers
Des dossiers suspendus intégrés dans un meuble
Ou un classeur à 2 ou 3 tiroirs pour dossiers suspendus
Ou un bac de classement
Ou une boite porte-documents
Des dossiers de toutes les couleurs
Des chemises de toutes les couleurs
Des pochettes en plastique perforées
Des séparateurs étiquetés
Deux classeurs à levier
Des enveloppes à pression plate en plastique transparent
Un bloc-notes
Des stylos
Des étiquettes
Des trombones
Des Post-it ®
Des enveloppes pré timbrées
Une corbeille à papier à portée de main
Comment procéder pour classer et ranger vos papiers ?
Avant toute chose, faites des photocopies de tous les papiers importants : Carte d'identité, passeport, attestation de carte vitale, livret de famille et tous les papiers qui doivent nous accompagner au long de notre vie.
Glissez ces papiers importants dans des pochettes en plastique perforées et rangez les dans le classeur à levier, à part.
Procédez de la même façon pour les photocopies des papiers. Seulement, rangez le second classeur en lieu sur, soit au coffre, soit au bureau, au cas ou…
Les autres papiers à conserver de moindre importance, regroupés par année, et par secteur, seront classés à l'intérieur de chemises dans des dossiers titrés par ex Banque. Si la date du courrier ou du relevé est difficile à lire, réécrivez-la plus lisiblement soit directement soit à l'aide de Post it.
Procédez de la même façon pour tout ce qui Assurances, Impôts, Enfants (un par dossier), Santé, Vie professionnelle, Voiture, Maison, Loisirs, etc. …
N'hésitez pas à utiliser plusieurs chemises dans un même dossier. Datez-les. Grâce à ce système, vous trouverez, le jour où vous en avez besoin, facilement le bon document.
Glissez le dossier à sa place, dans le dossier suspendu, le bac de classement ou la boite porte-documents, préalablement garni d'intercalaires étiquetés.
Ranger, trier, classer le courrier
Dès qu'une lettre arrive, lisez-la, répondez-y, puis transférez-la dans le dossier approprié, sans perdre de temps. S'il s'agit d'une lettre commerciale sans importance : débarrassez-vous-en aussitôt.
TRUCS & ASTUCES
Un geste pour la planète : le papier à jeter ou à recycler
Les enveloppes avec des fenêtres en plastique, les papiers mixtes (plastifiés, avec une couche de cellophane ou d'aluminium), le papier kraft ou le papier carbone, les papiers souillés par la colle, des mégots ou des chewing-gums, les papiers alimentaires gras, ne sont plus recyclables. Jetez-les !
En revanche, ne jetez pas en boule le papier blanc ! Placez-le à plat, en pile, dans la corbeille. Le papier blanc contient moins de fibres recyclées (9% contre 30% dans le papier journal)
La meilleure solution pour réduire sa consommation de papier est d'utiliser des feuilles du plus faible grammage. De plus cela réduira le poids de son transport, donc la consommation de pétrole.
Faites une pile ou plusieurs piles avec tous les autres papiers: journaux, magazines, publicité, livres, fax, cartons.
Si vous recevez un courrier de ministre, la reprise de vos papiers bien triés peut se négocier auprès d'un récupérateur.Prenez contact auprès des récupérateurs de papier de votre région afin de valoriser au mieux vos papiers. Certains papetiers éliminent l'encre d'imprimerie sur les papiers, d'autres ne reprennent que les papiers sans encre : inutile donc de trier à part le papier d'impression ou les journaux, si le récupérateur le revend en vrac.
Glissez le courrier nécessitant réflexion ou une recherche, une vérification, une demande, tout ce qui mérite d'être envoyé plus tard, dans une enveloppe à pression plate en plastique transparent, étiquetée «à voir». Vous la placerez en évidence sur votre bureau.
ATTENTION
Réduisez la consommation de papier en :
utilisant du papier recyclé
écrivant ou en imprimant sur les deux faces du papier.
utilisant des papiers plus légers, de marges plus étroites et de polices de caractères adaptées.
utilisant des imprimantes qui peuvent fonctionner avec du papier recyclé et qui supportent l'imagerie double face.
limitant les informations sur papier quand elles ne sont pas vraiment indispensables.
nettoyant vos fichiers d'adresses (importantes économies au niveau des frais postaux).
utilisant moins de copieurs et imprimantes
favorisant les systèmes de communication et d'archivage électroniques
corrigeant au maximum à l'écran de l'ordinateur et en diminuant les marges et la taille de la police lors de l'impression.
Classer et archiver les factures
Effectuez un tri préalable en rangeant les factures dans trois dossiers l'un étiqueté : « paiement urgent des factures», l'autre : « factures à payer sous une quinzaine », et le troisième « factures en attente». La couleur de la chemise peut également devenir significative.
Une fois par semaine, démarrer par les paiements en urgence des factures, puis attaquez les autres chemises dans l'ordre mais uniquement si vous le pouvez.
Si vous manquez de temps, si vous n'êtes pas assez en fond pour régler les factures du second et du troisième dossier, reclassez les papiers en conséquence.
A l'aide d'un trombone ou d'un stylo, inscrivez très lisiblement sur la facture payée, la date du chèque, son numéro et quand vous l'avez envoyée, puis transférez le document dans son dossier, dans le meuble classeur, le bac de classement ou la boîte porte-documents
Pour plus de sécurité, notez sur votre agenda la date limite des factures à payer.
Archivez les factures payées
Regroupez les factures payées, le courrier et les papiers importants dans des bacs, boites ou cartons lisiblement étiquetés année par année et classés mois par mois.
Si vos archives sont très importantes, certaines sociétés peuvent vous proposer des solutions de stockage, classement ou destruction d'archives.
[Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien]L'archivage numérique des papiers importants
Réduisez vos archives : numérisez tous vos documents imprimés et classez-les, mois par mois, années par années, dans un dossier de votre ordinateur, en créant plusieurs rubriques et, sans oublier de réaliser un sommaire, puis gravez le tout sur un CD ou une clef USB.
Si besoin est, si les papiers sont importants, conservez vos orignaux de façon à en garantir l'authenticité et la traçabilité.
Certains sites, gratuits ou non, proposent un service externalisé pour sauvegarder en ligne vos documents :
[Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien]D'autres sites offrent même la possibilité de scanner et de numériser vos documents et courriers envoyés par fax.
[Vous devez être inscrit et connecté pour voir ce lien]TRUCS & ASTUCES
Un geste pour la planète : limitez les papiers !
Privilégiez le prélèvement automatique !
Gérez vos comptes en ligne
Recevez vos relevés sous format PDF
Refusez les prospectus distribués dans la boîte aux lettres en le signalant clairement dessus.
Jetez les papiers et documents inutiles
Fiixez un jour de la semaine que vous consacrerez aux classements des papiers, consultez les dossiers, et débarrassez-vous de tous les documents, reçus, et autres papiers qui ne sont plus exigés par la loi.
Profitez-en pour jeter les tickets de métro ou d'épicerie et des bons d'achat qui s'entassent dans votre sac ou votre poche.
Ne conservez que les bons d'achat qui correspondent vraiment à ce que vous achetez d'habitude et glissez-les tout de suite dans votre porte-monnaie afin d'en profiter au moment où vous arriverez à la caisse pour payer ou si vous en recevez beaucoup, rangez-les dans un mini-album photos souple (format 10/15 environ) et classez-les par thème. Gardez cet album dans votre sac.
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Sujet: PAPIERS IMPORTANTS A GARDER 
